Septiembre 06, 2026
Si su empresa recibió un requerimiento de información UGPP, el plazo ya está corriendo. Ese documento marca el inicio formal de una fiscalización sobre sus aportes a seguridad social y parafiscales, y la forma en que lo responda condiciona lo que viene después: que la revisión se archive, que termine en una propuesta para pagar aportes adicionales o que la entidad le imponga una sanción de hasta 15.000 UVT (unos $785,6 millones en 2026) solo por no entregar la información a tiempo.
En esta guía le explicamos qué es el requerimiento, a quién le llega, qué documentos pide la UGPP, cuánto tiempo tiene para responder, cómo lo acompañamos en la respuesta y qué errores convierten una revisión rutinaria en una liquidación costosa.
El requerimiento de información de la UGPP es el acto con el que la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales exige a un aportante o a un tercero entregar, en un plazo y formato definidos, información de nómina, contabilidad y pagos. Sirve para verificar si los aportes al Sistema de la Protección Social se liquidaron y pagaron correctamente.
La UGPP es la entidad competente para determinar y cobrar las contribuciones parafiscales de la protección social frente a quienes no pagaron (omisos) o pagaron menos de lo debido (inexactos), sin necesidad de que antes lo hayan intentado las administradoras, según el artículo 178 de la Ley 1607 de 2012. Las contribuciones parafiscales de la protección social son los aportes obligatorios a salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación familiar, ICBF y SENA. El aportante es quien está obligado a pagarlos: el empleador por sus trabajadores o el independiente por sí mismo. Si quiere una visión general de la entidad, puede leer nuestra guía sobre qué es la UGPP y cómo funciona.
El requerimiento no es una sanción ni determina una deuda: solo exige datos. Pero tiene un efecto jurídico importante. El parágrafo 2 del artículo 178 de la Ley 1607 establece que la UGPP puede iniciar sus acciones de determinación y sanción con la notificación del requerimiento de información o del pliego de cargos, dentro de los cinco años siguientes a la fecha en que el aportante debió declarar y no lo hizo, declaró por un valor inferior o se configuró el hecho sancionable. Recibirlo significa que la entidad llegó a tiempo para revisar esos periodos.
Casi siempre es el resultado de un cruce de datos. La UGPP compara lo que usted reportó en la PILA (la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, con la que se pagan los aportes) con otras fuentes, en especial la información exógena que las empresas reportan a la DIAN. Si los pagos laborales declarados ante la DIAN superan el ingreso base de cotización reportado en la PILA, o si aparecen personas con pagos recurrentes y sin afiliación, la entidad abre una fiscalización.
Los detonantes más frecuentes que vemos en la práctica son: pagos clasificados como no salariales (bonificaciones, auxilios, beneficios) que superan el límite del 40% del total de la remuneración previsto en el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010; contratistas por prestación de servicios con características de trabajadores; trabajadores extranjeros sin aportes a pensión en Colombia; independientes con ingresos declarados ante la DIAN y sin cotizaciones proporcionales; y empresas que recibieron subsidios de nómina, como el Programa de Apoyo al Empleo Formal (PAEF), cuya procedencia la UGPP también verifica.
Son etapas distintas del mismo proceso. Confundirlas lleva a responder con el enfoque equivocado:
| Actuación | Qué busca | Plazo | Norma |
|---|---|---|---|
| Requerimiento de información | Obtener nómina, contabilidad y soportes para verificar aportes | El que fije el propio requerimiento | Arts. 178 par. 2 y 179 num. 3, Ley 1607 de 2012 |
| Requerimiento para declarar o corregir | Proponer que usted pague o corrija aportes, con la sanción correspondiente | 3 meses desde la notificación | Art. 180, Ley 1607 (mod. art. 50 Ley 1739 de 2014) |
| Pliego de cargos | Proponer una sanción, por ejemplo por no enviar la información | 3 meses desde la notificación | Art. 180, Ley 1607 |
| Liquidación oficial o resolución sanción | Determinar en firme aportes, intereses y sanciones | La UGPP tiene 6 meses para expedirla; usted, 2 meses para el recurso de reconsideración | Art. 180, Ley 1607 |
Puede llegarle a cualquier persona natural o jurídica, pública o privada, a la que la UGPP le solicite información en su labor de control a la evasión de aportes: empleadores, trabajadores independientes, cooperativas, entidades sin ánimo de lucro e incluso terceros que tengan datos relevantes sobre pagos a otras personas.
Así lo prevé el numeral 3 del artículo 179 de la Ley 1607, que extiende la obligación de responder, y la sanción por no hacerlo, a los aportantes y en general a todas las personas naturales y jurídicas a las que la UGPP les pida información. En la práctica, el grupo más fiscalizado son los empleadores, pero los independientes reciben cada vez más requerimientos, sobre todo cuando tienen contratos de prestación de servicios o ingresos que no se reflejan en sus cotizaciones.
La UGPP tiene guías de respuesta diferentes para empleadores y para independientes. La de independientes contempla situaciones propias de ese grupo: personas no obligadas a llevar contabilidad, excluidas de cotizar a pensiones, afiliadas a regímenes de excepción, con contratos de prestación de servicios o que fueron residentes en el exterior durante el periodo revisado.
La UGPP suele pedir el formato de pagos a trabajadores (la nómina detallada mes a mes y por trabajador), la información contable relacionada, los contratos y acuerdos que soportan los pagos no salariales, y un oficio de respuesta firmado por el representante legal. Cada requerimiento indica exactamente qué periodos y qué documentos debe entregar.
El estándar de la información está en la Resolución 858 de 2021 de la UGPP. Esta tabla resume lo que normalmente se solicita a un empleador:
| Documento | Qué contiene | Observación |
|---|---|---|
| Formato de pagos a trabajadores y/o asociados | Datos del aportante, conceptos de nómina con su cuenta contable y naturaleza (salarial o no salarial), y la nómina por trabajador y por mes | Se diligencia y valida en el aplicativo Storm User (Res. 858 de 2021, art. 2 num. 2.1) |
| Certificación de la información | Declaración del representante legal sobre el formato de pagos | Obligatoria. El modelo está en la página de la UGPP |
| Oficio de respuesta | Carta firmada por el representante legal o el apoderado (art. 555 del Estatuto Tributario) | Obligatorio. Si actúa un apoderado, debe incluir el poder |
| Información contable | Balances de prueba y auxiliares, cuando se soliciten | Con certificación del contador o revisor fiscal (arts. 774 y 777 del Estatuto Tributario) |
| Soportes de pagos no salariales | Contratos, otrosíes, pactos o convenciones colectivas, acuerdos de desalarización, políticas de beneficios | En PDF (Res. 858 de 2021, art. 3) |
| Soportes de casos especiales | Contratos de aprendizaje o práctica; resoluciones de pensión de trabajadores pensionados; documentos de extranjeros que cotizan en su país; contratos de prestación de servicios cuando la exógena reporta honorarios | Nombre cada archivo con el número de identificación de la persona |
Hay reglas de preparación que causan muchos rechazos: si paga la nómina por quincenas, debe consolidar el valor mensual por concepto y trabajador; si tiene sedes, sucursales o centros de costo, debe incluirlos todos; debe informar si liquida sobre 365 días del año y no sobre 360; y cada trabajador debe tener un solo registro por mes, salvo excepciones como el paso de aprendiz a trabajador o de salario ordinario a salario integral.
La ley no fija un término único: el plazo es el que señala expresamente cada requerimiento de información, contado desde su notificación. La UGPP advierte en sus guías oficiales que ese plazo no es prorrogable, así que conviene empezar a preparar la respuesta el mismo día en que se recibe el documento.
Revise primero la fecha y la forma de notificación, porque de ahí se cuenta el plazo. Luego calcule el tiempo real de trabajo: una empresa con 50 trabajadores y dos años fiscalizados debe reconstruir 1.200 registros mensuales, clasificar cada concepto de pago y superar las validaciones del aplicativo. Ese proceso suele tomar semanas, no días.
Entregar un día tarde no es un detalle menor. La sanción por no enviar información se calcula por meses o fracción de mes de incumplimiento, de modo que un solo día de retraso ya cuenta como un mes. Si por alguna razón no alcanza a completar todo, entregue dentro del plazo lo que tenga validado y complete el resto lo antes posible para reducir los meses computables.
Responder bien exige trabajar en dos frentes. Uno técnico: preparar la nómina en el formato estándar que exige la UGPP. Y uno jurídico: decidir cómo se clasifica cada pago, qué conviene corregir antes y qué se certifica. En Affirma Legal nuestros abogados conducen ambos frentes junto con su contador, desde el diagnóstico hasta la radicación.
Muchas empresas tratan el requerimiento como un trámite de sistemas o de contabilidad y lo envían tal como sale del software de nómina. El problema es que esa información queda certificada por el representante legal y se convierte en la base de toda la fiscalización: si un auxilio quedó mal clasificado o un contratista parece un trabajador, la UGPP lo usará para proponer aportes y sanciones. Por eso el valor de la respuesta no está en cargar archivos, sino en las decisiones que se toman antes. Así acompañamos a nuestros clientes:
Dos documentos condicionan la validez de la respuesta. El primero es el oficio de respuesta, firmado por el representante legal o el apoderado conforme al artículo 555 del Estatuto Tributario; sin él, la plataforma no le permite continuar. El segundo es la certificación del representante legal sobre el formato de pagos, exigida por el numeral 2.1 del artículo 2 de la Resolución 858 de 2021. Si envía información contable, agregue además la certificación del contador o del revisor fiscal. La UGPP advierte que las inexactitudes en esas certificaciones pueden ser informadas a las autoridades competentes para lo de su cargo.
En el oficio de respuesta puede indicar una sola dirección para notificaciones, física o electrónica. Si no la indica, la UGPP notificará sus actos en la dirección registrada en el RUT, según los artículos 563 y 565 del Estatuto Tributario. Recomendamos la notificación electrónica: le permite conocer de inmediato cada actuación y evita que un requerimiento para declarar o un pliego de cargos llegue a una sede que ya no existe mientras los plazos siguen corriendo.
¿Su requerimiento cubre varios años, pagos no salariales o contratistas? Antes de enviar la información, un error de clasificación puede convertirse en una liquidación oficial. Nuestros abogados para responder el requerimiento de información de la UGPP revisan la nómina, los soportes y la estrategia de corrección dentro del plazo. Escríbanos por WhatsApp al 3175155125 o agende su consulta a través del siguiente enlace.
Si no entrega la información, o la entrega tarde, incompleta o inexacta, la UGPP puede imponer una sanción de hasta 15.000 UVT (unos $785,6 millones con la UVT de 2026), que se liquida por meses o fracción de mes de incumplimiento (art. 179 num. 3 de la Ley 1607 de 2012, modificado por la Ley 2010 de 2019).
La sanción se propone primero mediante un pliego de cargos, que usted puede responder dentro de los tres meses siguientes a su notificación (artículo 180 de la Ley 1607). Es una sanción independiente de los aportes que se lleguen a determinar: aun pagándola, la fiscalización sigue adelante. Y al no tener su información, la UGPP puede continuar el proceso con los datos de que disponga, que casi nunca favorecen al aportante. Para una visión completa de las demás sanciones, consulte nuestro artículo sobre el régimen de sanciones de la UGPP.
No. La sanción de 5 UVT por cada día de retraso correspondía al texto original de la Ley 1607 de 2012. Esa regla fue sustituida por el artículo 314 de la Ley 1819 de 2016 y, después, por el artículo 121 de la Ley 2010 de 2019, que es el texto vigente. Muchas fuentes en internet todavía citan la regla antigua, lo que lleva a subestimar el riesgo y a tomar decisiones con cifras equivocadas.
La ley premia al que entrega aunque sea tarde. La sanción se reduce según los ingresos brutos del obligado y el momento en que entregue la información completa:
| Ingresos brutos del obligado | Entrega en el 1.er cuatrimestre | Entrega en el 2.º cuatrimestre | Entrega en el 3.er cuatrimestre |
|---|---|---|---|
| Hasta 100.000 UVT (≈ $5.237 millones) | Reducción del 90% | Reducción del 80% | Reducción del 70% |
| Más de 100.000 y hasta 300.000 UVT | Reducción del 80% | Reducción del 70% | Reducción del 60% |
| Más de 300.000 UVT (≈ $15.712 millones) | Reducción del 70% | Reducción del 60% | Reducción del 50% |
Para acceder a la reducción se deben cumplir dos condiciones: entregar la información a satisfacción de la UGPP y pagar la sanción reducida en el mismo mes de la entrega o, a más tardar, dentro del mes calendario siguiente. Si no paga en ese término, se impone la sanción sin reducción. Los ingresos brutos son los de la última declaración de renta presentada o, si no existe, los que determine la UGPP con información de la DIAN.
El límite es el mes doce. Transcurridos 12 meses desde la fecha en que debió entregar la información sin haberla entregado completa y exacta, se aplica la sanción de 15.000 UVT, sin ninguna reducción. Por eso, incluso si ya venció el plazo, entregar cuanto antes sigue siendo la mejor decisión económica.
Sí. Si corrige antes de que le notifiquen el requerimiento de información, no paga sanciones por omisión ni por inexactitud (art. 180 de la Ley 1607). Y si declara aportes omitidos antes de que la UGPP profiera el requerimiento para declarar o corregir, tampoco hay sanción por no declarar. Siempre pagará aportes e intereses.
La omisión es no haber afiliado o no haber pagado aportes por un trabajador o por un periodo; la inexactitud es haber pagado sobre una base menor a la debida. Las correcciones se hacen con la planilla tipo N de la PILA, una por cada periodo que deba corregir.
La ventana más amplia es la de la omisión: el numeral 1 del artículo 179, modificado por la Ley 1819 de 2016, dispone que no hay sanción si la declaración se presenta antes de que se profiera el requerimiento para declarar o corregir. Para la inexactitud, en cambio, la ley solo exime expresamente de sanción a quien corrige antes de la notificación del requerimiento de información; lo que ocurra con correcciones posteriores debe analizarse caso por caso. En la práctica, esto significa que el diagnóstico del paso 2 no es solo un control de calidad: es la oportunidad de decidir qué corregir y cuándo, con impacto directo en el valor final.
La UGPP analiza la información y puede archivar la investigación o, si encuentra diferencias, expedir un requerimiento para declarar o corregir, que usted tiene tres meses para responder. Si no acepta la propuesta, la entidad puede proferir una liquidación oficial dentro de los seis meses siguientes, contra la cual procede el recurso de reconsideración en dos meses.
Estos términos están en el artículo 180 de la Ley 1607, modificado por el artículo 50 de la Ley 1739 de 2014, que además obliga a la UGPP a decidir el recurso dentro del año siguiente a su presentación. Cada etapa tiene sus propias oportunidades de defensa, que explicamos en detalle en nuestra guía sobre el procedimiento sancionatorio de la UGPP. Lo importante es entender que la respuesta al requerimiento de información es la base de todo lo demás: lo que usted certifique en esta etapa será difícil de desmentir después.
Estos son los errores que más encontramos cuando las empresas nos consultan después de haber respondido por su cuenta:
| Error | Consecuencia | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Clasificar pagos como no salariales sin soporte escrito | La UGPP puede tratarlos como salariales o sumar a la base de cotización lo que exceda el 40% del total de la remuneración (art. 30 Ley 1393 de 2010) | Adjunte otrosíes, pactos, convenciones o acuerdos que acrediten cada pago |
| Enviar la nómina quincenal sin consolidarla por mes | Errores de validación o bases de cotización mal calculadas | Consolide el valor mensual por concepto y trabajador y envíe los calendarios de pago |
| Omitir sedes, sucursales o centros de costo | Información incompleta, sancionable como no entregada | Incluya todas las nóminas de la empresa |
| No soportar honorarios reportados en la exógena | La UGPP puede cuestionar la naturaleza del vínculo y exigir aportes como trabajador dependiente | Envíe los contratos y soportes que acrediten la relación no laboral |
| No reportar trabajadores extranjeros que cotizan en su país | Se exigen aportes a pensión en Colombia | Adjunte documento de identidad, contrato y constancia de aportes en el país de origen |
| Olvidar el oficio firmado o la certificación | La respuesta no se puede completar en la plataforma | Prepare ambos documentos desde el primer día |
| Quedarse con el mensaje "enviado" | Si el archivo no quedó "Procesado correcto", la información no se tiene por entregada | Verifique el estado y guarde el radicado |
| Tener el RUT desactualizado | Los actos siguientes se notifican en una dirección que usted no revisa y los plazos corren | Actualice el RUT e indique una dirección electrónica en el oficio |
El requerimiento de información de la UGPP no es un trámite administrativo más. Es el punto de partida de una fiscalización que puede revisar hasta cinco años de nómina, y su sanción por incumplimiento puede llegar a 15.000 UVT antes de que se discuta un solo peso de aportes. La buena noticia es que esta etapa también es la que más margen de maniobra le da: todavía puede corregir la PILA, organizar los soportes y decidir cómo presentar cada concepto de pago.
Hable con un abogado antes de que venza su plazo. En Affirma Legal acompañamos a empresas e independientes en todo el proceso ante la UGPP: desde la revisión previa de la información y la corrección de la PILA hasta la respuesta al pliego de cargos y los recursos. Agende su consulta con nuestros abogados UGPP a través del siguiente enlace, escríbanos al WhatsApp 3175155125 o déjenos su caso en nuestro formulario de contacto.
En la práctica, no conviene contar con ella. La UGPP advierte en sus guías oficiales que el plazo señalado en el requerimiento no es prorrogable. Si no alcanza a reunir todo, entregue a tiempo lo que tenga validado y complete el resto cuanto antes: la sanción se calcula por meses o fracción de mes de incumplimiento.
Si usted no informó otra dirección procesal, la UGPP notifica en la dirección registrada en el RUT, conforme a los artículos 563 y 565 del Estatuto Tributario. Si el RUT estaba desactualizado, la notificación puede considerarse válida y el plazo empezar a correr sin que usted lo sepa. Revise el expediente con un abogado de inmediato.
Sí. La obligación de entregar información alcanza a todas las personas naturales y jurídicas a las que la UGPP se la solicite. Para independientes existe una guía específica que contempla, entre otros casos, contratos de prestación de servicios, personas no obligadas a llevar contabilidad, residentes en el exterior y afiliados a regímenes de excepción.
No. El requerimiento de información no determina deuda ni impone sanción: solo exige datos. Sin embargo, esa información será la base de la fiscalización, está certificada por el representante legal y puede usarse en su contra si contiene errores. Por eso conviene revisarla antes de enviarla y acompañarla de los soportes que justifiquen cada pago.
Cinco años. Según el parágrafo 2 del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012, la UGPP puede iniciar sus acciones de determinación y sanción, con la notificación del requerimiento de información o del pliego de cargos, dentro de los cinco años siguientes a la fecha en que el aportante debió declarar o se configuró el hecho sancionable.
El contador es indispensable para preparar la nómina y los estados contables, pero la respuesta tiene efectos jurídicos: define qué pagos se tratan como no salariales, qué vínculos se reconocen como no laborales y si conviene corregir la PILA antes de una propuesta de sanción. Lo ideal es un trabajo conjunto entre contador y abogado.
Escríbanos a nuestro formulario de contacto, agende su cita legal con nuestros abogados a través del siguiente enlace o contáctenos al 3175155125.
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Autor: Equipo Legal de Affirma Legal
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