Marzo 15, 2024
Las sociedades comerciales deben celebrar una reunión ordinaria por lo menos una vez al año, de conformidad con los artículos 181 y 422 del Código de Comercio. Esta reunión se realizará en la época pactada en los estatutos sociales o, si no se estipula nada al respecto, dentro de los 3 meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio. Así, en caso de no existir pacto en contrario, esta reunión deberá llevarse a cabo, a más tardar, el 31 de marzo de cada año.
De no convocarse la reunión, ésta se celebrará, por derecho propio, el primer día hábil del mes de abril, a las 10:00 am, en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.
Están facultados para convocar reuniones de la asamblea general de accionistas o de la junta de socios: los administradores, el revisor fiscal o la Superintendencia de Sociedades.
La convocatoria debe realizarse en la forma prevista en los estatutos y, a falta de pacto al respecto, deberá realizarse mediante un aviso que se publicará en un diario de circulación del domicilio principal de la sociedad.
Esta reunión, como implica la aprobación de estados financieros de fin de ejercicio, deberá realizarse con, al menos, 15 días hábiles de antelación. Si se trata de una sociedad por acciones simplificada (S.A.S), las reuniones podrán ser convocadas con, al menos, 05 días de antelación, salvo estipulación en contrario.
El derecho de inspección es una prerrogativa inherente a la calidad de asociado que les otorga la facultad de examinar los libros y papeles de la sociedad. Esto, con el fin de que los socios puedan conocer plenamente el estado administrativo, financiero, contable y jurídico de la sociedad de forma previa a la convocatoria de la reunión.
El derecho de inspección genera la obligación de los administradores de entregar la información solicitada en los términos establecidos para estos efectos.
En las Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S) los accionistas podrán renunciar a su derecho a ser convocados y al ejercicio de su derecho de inspección. Esto deberá realizarse mediante comunicación escrita dirigida al representante legal de la sociedad.
| TIPO SOCIETARIO | OPORTUNIDAD PARA EJERCER EL DERECHO DE INSPECCIÓN |
|---|---|
| Sociedades Colectivas | En cualquier momento, según el artículo 314 del código de comercio |
| Sociedades en Comandita | En cualquier momento, según el artículo 314 del código de comercio |
| Sociedades de Responsabilidad Limitada | En cualquier momento, según el artículo 369 del código de comercio |
| Sociedades Anónimas | Dentro de los quince (15) días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea general de accionistas, en que se vayan a considerar los estados financieros, según los artículos 379, 422 y 447 del código de comercio. |
| Sociedades por acciones simplificadas - SAS | Dentro de los cinco (5) días hábiles anteriores a la reunión en la que se han de aprobar estados financieros de fin de ejercicio, a menos que los estatutos sociales se convenga un término superior, según el artículo 20 de la ley 1258 de 2008. |
El derecho de inspección debe ser ejercido en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad, de acuerdo con el artículo 48 de la Ley 222 de 1995. Los libros de contabilidad y documentos de la sociedad no pueden ser sacados por ningún socio fuera de las oficinas de la sociedad.
Es deber de los administradores tener a disposición de los asociados en forma permanente los libros y demás documentos para que cualquiera de ellos pueda acudir a las oficinas de la sociedad para su inspección.
El derecho de inspección se limita a los asuntos y documentos que tengan relación directa con las materias o asuntos propios de la reunión ordinaria del máximo órgano social. Este derecho no se extiende a los documentos que versan sobre secretos industriales o datos que puedan afectar a la sociedad en caso de ser utilizados.
El máximo órgano social podrá reglamentar el ejercicio del derecho de inspección, esto incluye disponer sobre las horas exactas en las que se exhibirá la documentación y fijar citas para el ejercicio individual del derecho de inspección. Los administradores sólo están obligados a poner a disposición los documentos correspondientes al último ejercicio social.
En las sociedades colectivas, en comanditas y limitadas, los asociados pueden examinar, en cualquier tiempo, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y, en general, todos los documentos de la sociedad, sin perjuicio de la excepción respecto de los documentos que versan sobre secretos industriales o información que de ser divulgada pueda ser utilizada en detrimento de la sociedad.
El derecho de inspección no genera obligación alguna en cabeza de los administradores para suministrar copias de la información. La facultad de sacar copias o solicitarlas debe ser concedida por la Junta de Socios o la Asamblea General de Accionistas.
El numeral 6 del artículo 23 de la Ley 222 de 1995 impone a los administradores la obligación de respetar el derecho de inspección de todos los socios.
Del mismo modo el artículo 48 del Código de Comercio estipula que los administradores que impidan el ejercicio del derecho de inspección, o el revisor fiscal que conociendo del incumplimiento no lo denuncie oportunamente, incurrirán en causal de remoción. Esta medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente.
Así, las controversias que se originen del ejercicio del derecho de inspección deberán ser dirimidas por la autoridad que ejerza la inspección, vigilancia y control sobre la empresa.
Los accionistas inscritos en el libro de registro de accionistas pueden asistir a las reuniones y ejercer su derecho de voz y voto. En las sociedades por cuotas o partes de interés podrán asistir a la reunión quienes se encuentren inscritos como socios en el registro mercantil.
No tendrán derecho a participar en las reuniones los asociados que:
Generalmente, es necesario que los accionistas voten con todas sus acciones en un mismo sentido; no obstante, en la S.A.S se podrá expresar en los estatutos los derechos de votación para cada clase de acción.
El artículo 190 del Código de Comercio señala que las decisiones del máximo órgano social sólo tendrán validez si en su adopción se cumple la totalidad de los requisitos legales establecidos.
De acuerdo a esto, las irregularidades en la toma de decisiones sociales puede acarrear alguna de 3 posibles consecuencias:
En este marco, la ley mercantil ha determinado que:
El numeral 5 de artículo 24 del Código General del Proceso, establece que la Superintendencia de Sociedades tendrá facultades jurisdiccionales en materia societaria respecto a las controversias relacionadas con la impugnación de actos de asambleas, juntas directivas, juntas de socios o de cualquier otro órgano directivo de personas sometidas a su supervisión.
Si bien la acción de impugnación de los actos puede adelantarse ante la Supersociedades, la acción indemnizatoria a la que haya lugar por los posibles perjuicios que se deriven del acto o decisión será de competencia exclusiva del juez.
De acuerdo con el artículo 184 del Código de Comercio, los socios podrán participar en las reuniones haciéndose representar por un apoderado. Este poder debe cumplir con los siguientes requisitos y todos los demás que se estipulen en los estatutos:
A su turno, el artículo 185 del Código de Comercio indica que, salvo en los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieran.
En toda reunión deberá elegirse presidente y secretario. El presidente o el representante legal deberán verificar la calidad de asociado de los participantes y la existencia de quórum para deliberar.
El artículo 190 del Código de Comercio señala que serán ineficaces las reuniones que se adopten sin que concurra el quórum deliberatorio.
De este modo, cuando se convoque la reunión y no pueda realizarse la misma por falta de quórum, se deberá realizar una reunión de segunda convocatoria no antes de los siguientes 10 días hábiles y nunca después de los 30.
Las reglas sobre el quórum dependen de cada tipo societario:
A falta de estipulación en los estatutos, se deliberará con la mayoría numérica de los asociados, cualquiera que sea su aporte.
Se adoptarán decisiones con el voto de la misma mayoría con excepción de aquellas que supongan reforma estatutaria, las cuales deberán adoptarse con el voto unánime de los socios. (Art 302 Código de Comercio).
Se deliberará con la mayoría numérica de los socios gestores y con un número plural de socios comanditarios que representen por lo menos la mitad más una de las cuotas en que se divide el capital social.
Para la toma de decisiones, cada gestor tendrá un voto y los votos de los comanditarios se computarán conforme al número de cuotas sociales que cada uno posea (Art. 336 Código de Comercio).
Cuando se trate de reformas estatutaria, estas deberán ser aprobadas por unanimidad de los socios colectivos y por la mayoría absoluta de los votos de los comanditarios.
Se deliberará con un número de socios que representen por lo menos la mitad más una de las cuotas en que se divide el capital social.
Cada socio contará con un número de votos idéntico al de las acciones que posea. Las decisiones deberán ser tomadas por un número plural de socios que represente la mayoría absoluta de las cuotas en que se halle dividido el capital social, salvo que en los estatutos se estipule una mayoría superior (Art. 359 Código de Comercio).
A falta de estipulación en contrario, se deliberará con un número plural de accionistas que represente, por lo menos, la mitad más una de las acciones suscritas.
Cada accionista podrá emitir un número de votos idéntico al de las acciones que posea. Las decisiones se tomarán por mayoría absoluta, a excepción de las referentes a la distribución de utilidades, la colocación de acciones ordinarias y el pago de dividendos que se sujetarán a lo estipulado en el artículo 68 de la Ley 222 de 1995 y las demás que se pacten en los estatutos.
Se podrá deliberar con uno o varios accionistas que representen por lo menos, la mitad más uno de las acciones suscritas, salvo que en los estatutos se estipule lo contrario.
Las decisiones deberán adoptarse mediante el voto favorable de un número singular o plural de accionistas que represente cuando menos la mitad más una de las acciones presentes, salvo que se pacte lo contrario.
Las decisiones del máximo órgano social se harán constar en actas, estas deberán:
La principal consecuencia de la no realización de la reunión ordinaria es la ausencia de aprobación de los estados financieros, de conformidad con el art. 45 de la Ley 222 de 1995. Adicionalmente, podrá existir responsabilidad para los administradores y el revisor fiscal si se han causado perjuicios a la sociedad, a los socios o a terceros por la no preparación o difusión de los estados financieros.
El artículo 22 de la ley 222 de 1995 establece que son administradores de la sociedad el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y todos los demás que, de acuerdo con los estatutos sociales, ejerzan funciones directivas.
Los deberes de los administradores de la sociedad se encuentran también regulados por la ley ibídem en el artículo 23. Según esta norma, los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un hombre de negocios. En consecuencia, los administradores deberán:
Respecto a la responsabilidad de los administradores, el artículo 200 del Código de Comercio, establece que estos responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que, por dolo o culpa, ocasionen a la sociedad, a los socios o terceros. Asimismo, se presumirá la culpa del administrador en los siguientes casos:
Si el administrador es una persona jurídica, la responsabilidad recaerá sobre ella y sobre su representante legal.
cuando los administradores infrinjan sus deberes de lealtad y cuidado, es posible invocar la acción social de responsabilidad contra los administradores estipulada en el artículo 25 de la Ley 222 de 1995. Esta acción debe ser iniciada por la sociedad, previa decisión del máximo órgano social y busca la indemnización por los perjuicios causados a la sociedad.
Está acción encuentra su fundamento en el artículo 830 del Código de Comercio y se puede incoar en casos en los que la infracción de los administradores haya causado daño a un socio o a terceros.
Las sociedades anónimas, las sucursales de sociedad extranjera y las sociedades en comandita por acciones deben contar con un revisor fiscal desde su constitución.
Las sociedades de responsabilidad limitada y las sociedades por acciones simplificadas tienen la obligación de nombrar un revisor fiscal si, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, tuvieron activos iguales o superiores a 5.000 SMLMV o ingresos iguales o superiores a 3.000 SMMLV, según lo establecido en el parágrafo segundo del artículo 13 de la Ley 43 de 1990.
A su turno, el artículo 207 del Código de Comercio fija las siguientes funciones para los revisores fiscales:
De acuerdo con esto, en los informes que el revisor fiscal presente ante el máximo órgano fiscal, deberá:
Cuando el revisor fiscal cause perjuicios a la sociedad, los socios o terceros por el incumplimiento de sus funciones, deberá responder por estos (Art. 211 Código de Comercio). Incluso, si a sabiendas, autoriza balances con inexactitudes graves, o rinde a la asamblea o a la junta de socios informes con inexactitudes, incurrirá en las sanciones previstas en el Código Penal para la falsedad en documentos privados, más la interdicción temporal o definitiva para ejercer el cargo de revisor fiscal (Art 212 Código de Comercio).
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