Septiembre 08, 2025
El Registro Único de Proponentes (RUP) en Colombia para 2025 constituye la certificación oficial e indispensable para acceder y competir en el mercado de contratación pública, que representa oportunidades superiores a $300 billones anuales. Este registro acredita de manera formal la capacidad jurídica, financiera, organizacional y la experiencia de proponentes, empresarios, contratistas y profesionales para contratar con entidades del Estado.
Lejos de considerarse un mero trámite administrativo, el RUP es un requisito estratégico cuya adecuada gestión marca la diferencia entre participar en procesos de selección y quedar excluido por incumplimientos documentales o normativos. En consecuencia, para quienes venden bienes, servicios u obras al sector público, dominar el régimen del RUP resulta fundamental para fortalecer la elegibilidad y asegurar el acceso a proyectos estatales.
A continuación, se presenta una guía que explica qué es el RUP, quiénes están obligados a inscribirse, las excepciones vigentes, los requisitos mínimos habilitantes, el procedimiento paso a paso para inscripción, renovación y actualización, así como costos, tiempos orientativos, errores frecuentes y buenas prácticas recomendadas para mantener vigente esta crucial certificación en 2025.
El RUP o Registro Único de Proponentes es un registro público legalmente establecido que permite a las entidades estatales verificar si una persona natural o jurídica cumple con los requisitos mínimos para participar en procesos de contratación pública. Creado inicialmente por la Ley 80 de 1993 y modificado por la Ley 1150 de 2007, su regulación vigente está contenida en normativas como el Decreto 1082 de 2015.
El Estado delega a las Cámaras de Comercio la administración del RUP, en el cual deben inscribirse todas las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras con domicilio o sucursal en Colombia, que deseen contratar con entidades públicas. Su objetivo principal es unificar y estandarizar la información sobre la capacidad jurídica, experiencia, capacidad financiera, capacidad organizacional y clasificación de los proponentes.
De esta forma, el RUP facilita la verificación previa y agiliza los trámites contractuales, ya que las Cámaras de Comercio certificarán los requisitos habilitantes presentados y emitirán certificados que constituyen prueba plena frente a las entidades contratantes.
Aunque la inscripción en el RUP es requisito general para participar en procesos de contratación con entidades estatales, existen excepciones establecidas por la ley en las que no es obligatorio que el oferente esté inscrito en dicho registro. Estas excepciones incluyen:
En estos casos, aunque no sea obligatorio presentar el certificado del RUP, las entidades estatales deben verificar directamente que los proponentes cumplan con los requisitos habilitantes usando otros medios adecuados y proporcionales. Esta normativa busca garantizar la transparencia y objetividad en la contratación pública sin limitar la participación de oferentes en procedimientos específicos.
Para formalizar la inscripción en el RUP, el interesado debe demostrar que cumple con los requisitos habilitantes mínimos que exige la ley para ser considerado como un oferente válido. Estos requisitos tienen que ver con su capacidad jurídica, experiencia, y capacidad financiera y organizacional.
A continuación, te explicamos cada uno de ellos.
Este requisito busca comprobar que el proponente (persona natural o jurídica) está legalmente facultado para contratar con el Estado. Esto incluye verificar la existencia de la empresa, la vigencia de sus órganos sociales y las facultades de su representante legal. La Cámara de Comercio es responsable de validar que todos los documentos coincidan con el objeto social declarado y con el alcance del contrato estatal que se desea celebrar.
Aquí se busca evaluar la idoneidad del proponente con base en su historial de contratos ejecutados. La experiencia debe estar relacionada directamente con los bienes, servicios u obras que se pretenden ofrecer al Estado, clasificados bajo códigos UNSPSC. Además, la experiencia se cuantifica en SMMLV (Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes) y debe estar documentada con soportes verificables.
*Las empresas nuevas (menos de 3 años) pueden usar la experiencia de sus socios o accionistas para inscribirse.
Este criterio evalúa la solidez financiera y la eficiencia organizacional del proponente. La información financiera debe estar actualizada al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, y respaldada con estados financieros auditados o certificados, según corresponda.
La inscripción en el Registro Único de Proponentes (RUP) en Colombia se realiza ante la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio del proponente, y puede llevarse a cabo de forma virtual o presencial. El proceso consiste en diligenciar el formulario RUES junto con los documentos soporte que acrediten los requisitos habilitantes relacionados con capacidad jurídica, experiencia y capacidad financiera y organizacional.
Dado que este proceso implica la presentación y verificación de diversa documentación técnica y legal, es altamente recomendable contar con el acompañamiento de abogados especializados en contratación pública y registros mercantiles.
Nuestra firma de abogados puede asegurar que la documentación cumpla con los estándares requeridos, prevenir posibles inconvenientes, y facilitar así una inscripción ágil y efectiva, evitando rechazos o demoras que podrían afectar la participación en licitaciones públicas.
La renovación del RUP es un trámite anual obligatorio que garantiza la vigencia del registro y la habilitación para contratar con el Estado. Este trámite debe realizarse entre el primero de enero y el quinto día hábil del mes de abril. En caso de no renovarse dentro de este plazo, el registro cesa automáticamente sus efectos jurídicos, obligando al proponente a iniciar el proceso de inscripción desde cero para poder volver a contratar. Durante la renovación es obligatorio actualizar la información financiera, que debe corresponder al año inmediatamente anterior.
Por otro lado, la actualización de la información relativa a la experiencia, capacidad jurídica o situación empresarial del proponente puede realizarse en cualquier momento. Sin embargo, la información financiera solo puede actualizarse durante la renovación anual, salvo en casos excepcionales como sociedades extranjeras o cuando una autoridad competente lo requiera expresamente.
Esta regulación busca mantener la transparencia, la confiabilidad y la vigencia del registro, asegurando que los datos de los proponentes reflejen fielmente su situación real y capacidad para contratar con entidades estatales.
Estas disposiciones se encuentran en normativas como el Decreto 1074 de 2015, además de ser confirmadas por las Cámaras de Comercio y otras entidades regulatorias.
Estar inscrito en el RUP no solo es un requisito legal, sino una ventaja competitiva. Permite a los proponentes participar activamente en licitaciones públicas, les ahorra tiempo en procesos de validación y garantiza transparencia y acceso a oportunidades en todo el país.
El RUP es la puerta de entrada a la contratación pública en Colombia. Su correcta inscripción, renovación y actualización son esenciales para evitar obstáculos legales y aprovechar al máximo las oportunidades que ofrece el sector público. En Affirma Legal, te ofrecemos asesoría completa para cumplir con todos los requisitos, evitar errores en el proceso y asegurar que tu inscripción esté siempre vigente y alineada con la normativa.
Nuestro equipo de abogados te acompañará paso a paso para que cumplas con toda la normatividad y maximices tus oportunidades con el Estado.
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